Dès qu'un fonds de photos numériques commence à être un peu étoffé, il devient difficile de s'y retrouver. Cependant, nos ordinateurs personnels disposent d'outils qui permettent de classer et de retrouver toutes les photos quel que soit le dossier (ou répertoire) où elles ont été placées.
Le principe :
- placer toutes les photos du fonds à classer dans un dossier unique nommé par exemple "Photothèque"
- les photos peuvent rester dans des sous-dossiers : pas besoin de regrouper les fichiers à la racine de "Photothèque"
- pas besoin de renommer les sous-dossiers
- pas besoin de renommer chaque photo : elles peuvent conserver le nom que leur a attribué l'appareil photo
- attribuer à chaque photo les mots clé qui la caractérisent
- la recherche des photos ne se fait ensuite que par les mots clé
Avant de commencer à indexer les photos, il faut créer un thésaurus, c'est à dire une liste des mots-clés spécifiques à l'objet du fonds de photos. Au départ, cette liste peut être embryonnaire, mais sa structure doit être réfléchie.
Pour la gestion des photos, le meilleur outil gratuit (disponible pour Windows, Mac et Linux) est XnViewMP téléchargeable sur le site du développeur : voir www.xnview.com/fr/xnviewmp
Il n'existe malheureusement pas de mode d'emploi de ce logiciel dont l'abord n'est pas vraiment intuitif, mais nous pouvons vous proposer la notice établie par la FAPI pour la gestion des photos de l'inventaire des bornes : 
Notice XnViewMP